NHỮNG CON NGƯỜI LÀM NÊN THÀNH CÔNG CỦA ERP CHÂU Á
Lời giới thiệu
ERP Châu Á là hệ thống quản trị doanh nghiệp được hình thành và lên ý tưởng từ Tổng Giám đốc Ông Phạm Văn Thành. Với kinh nghiệm quản trị nhân lực cùng với sự hiểu rõ về quy trình làm việc. Ông Phạm Văn Thành đã cùng đội ngũ Phần mềm của AIG thực hiện xây dựng hệ thống ERP Châu Á.
Với chưa đầy 02 năm thực hiện, Đội ngũ Phần mềm AIG – những con người đã ngày đêm miệt mài tìm hiểu những quy trình, những phương thức hoạt động từ các bộ phận để hiện thức hóa vào ERP – Quản trị nội bộ doanh nghiệp.
Và cũng không phụ lòng sự kỳ vọng của Tổng Giám đốc; ERP đã chính thức được sử dụng cho toàn bộ nhân sự công ty. Đây là sự thay đổi ngoạn mục và khi thay đổi phương thức làm việc – luôn có những khó khăn. Bởi cái cũ đã ăn sâu vào tiềm thức của từng nhân viên AIG.
Nhưng với sự hỗ trợ nhiệt tình của đôi ngũ Phần Mềm – trong việc nêu ra những lợi ích những bất cấp hiện nay – Nếu chúng ta không thay đổi ngay từ bây giờ.
Thật vậy, giai đoạn đầu khi đưa vào sử dụng ERP cần phải và liên tục được cải tiến để chạy được trơn chu cũng như đáp ứng công việc hiện tại.
Do vậy, ERP Châu Á được hình thành và đưa vào sử dụng đó là 1 quá trình dài, là những con người đã không ngừng suy nghĩ, tìm tòi và biến những cái không thể thành cái có thể.
Con người - nhân tố quan trọng
Thật sự, ERP để xây dựng và đưa vào sử dụng khai thác đó là 1 quá trình lâu dài và liên tục sửa chữa các lỗi bất cập. Những con người làm nên ERP Châu Á ngoài đòi hỏi việc chuyên môn còn có những kỹ năng rất quan trọng cho việc thành công đó chính là tính học hỏi:
+ Học hỏi ở đây là việc tiếp thu những vấn đề chuyên môn của các bộ phận trong công ty từ Kinh doanh, kế toán, nhân sự, sản xuất đến hành chính… đều phải nắm rõ và dựa theo những chia sẻ của các bộ phận đến biến thành hiện thực hóa trong hệ thống ERP.
Những con số, những ký tự tưởng chừng khô khan đó, nhưng thật chất là những con người nồng nhiệt, đam mê nghiên cứu và tìm tòi để hiện thực hóa hệ thống ERP của Tổng Giám đốc. Những con người ấy là cả 1 tập thể lao động, làm việc không ngừng nghỉ để đạt được những thành tựu như hôm nay.
+ Bộ phận Phần mềm: Làm việc liên tục và tìm hiểu, nghiên cứu nhiều lĩnh vực để áp dụng vào phần mềm. Đây là đội ngũ quan trọng – và thực hiện xây dựng hệ thống ERP Châu Á ngay từ ban đầu. Quá trình làm việc luôn gặp nhiều khó khăn, nhiều sự cố phải sửa lỗi liên tục, mỗi lần gặp vấn đề BP. Phần Mềm luôn cố gắng tìm kiếm lỗi bị ở đâu, và đưa ra hướng xử lý nhanh chóng. Cũng như khi tiếp nhận quy trình làm việc các của bộ phận – đều góp ý và đề xuất những phương án hiệu quả để việc áp dụng từ quy trình sang hệ thống được ổn định và thống nhất.
+ Các bộ phận chuyên môn: Tổng quan các quy trình đang làm của bộ phận, giới thiệu và diễn giải cho BP. Phần mềm hiểu rõ bản chất của vấn đề. Cùng BP. Phần Mềm điều chỉnh những sai sót, lỗi bất cập. Cùng chạy dữ liệu và cùng tìm các vấn đề còn tồn động; hỗ trợ và phối hợp cùng xây dựng quy trình làm việc trên phần mềm được rõ ràng, cụ thể và dễ sử dụng nhất.
+ Ban Lãnh đạo Công ty: ý tưởng được Ban Lãnh đạo hình thành, nhưng việc xây dựng đó 1 là vấn đề lâu dài và đòi hỏi sự kiên nhẫn, nhẫn nại cũng như ý chí quyết tâm để đưa ý tưởng trở thành thực tế. Giúp việc quản trị nhân sự được đơn giản, số liệu được rõ ràng minh bạch nhất.
Quy trình xây dựng hệ thống ERP
Bước 1 – Chuẩn bị dự án ERP
Trước khi bắt tay vào triển khai dự án, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và cụ thể mục tiêu cần đạt được sau khi triển khai dự án này là gì? Xác định mục tiêu luôn là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng.
Doanh nghiệp sẽ phải luôn bám sát mục tiêu đó trong quá trình thực hiện. Việc xác định mục tiêu cũng là căn cứ quan trọng để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp.
Một đối tác cung cấp giải pháp hệ thống ERP chuyên nghiệp sẽ có những tư vấn tốt cho bạn về quy trình tổng thể, các bài toán nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp cũng thường yêu cầu nhà cung cấp giải pháp ERP đưa ra nhiều hơn một phương án để lựa chọn. Thêm vào đó, trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, đặc biệt là tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.
Bước 3 – Phân tích dự án ERP
Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên bên mình biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP. Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một hệ thống ERP.
Vì thế, nhân viên sẽ là người đưa ra được những yêu cầu về thiết kế phần mềm ERP để phục vụ tốt công việc của họ. Vào cuối giai đoạn này, bạn nên chắc chắn đã được trải nghiệm cơ bản mô hình chức năng quá trình kinh doanh, dự toán, và một danh mục trường hợp sử dụng thực hiện đến bước cuối.
Bước 2 – Lập kế hoạch thực hiện dự án ERP
Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án này thực sự mới là sự khởi đầu của dự án. Xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.
Doanh nghiệp nên dành thời gian trong giai đoạn này để thảo luận về mô hình quá trình ban đầu và giả thiết nhiều tình huống sử dụng hệ thống ERP. Vào cuối giai đoạn, doanh nghiệp nên có trong tay một kế hoạch dự án cụ thể về hành động mà tất cả các bên đều đồng ý.
Bước 4 – Thực hiện dự án ERP
Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống ERP để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định ngay bước 1.
Tất cả các báo cáo và tuỳ biến nên được thử nghiệm và hoạt động tốt. Đánh giá hệ thống ERP bằng cách sử dụng các tình huống khác nhau và thực hiện tương tác chức năng. Tất cả các thư viện, hệ thống phần mềm ERP trong giai đoạn này sẽ được thực hiện.
Bước 5 – Xác nhận dự dán ERP
Bạn nên có một hệ thống ERP đầy đủ chức năng mới. Bạn cần phải có một thiết lập hệ thống thí điểm và báo cáo kết quả, công việc, và sử dụng tùy chỉnh tất cả các chức năng.
Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là nhân viên. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống ERP mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.
Bước 6 – Triển khai hệ thống ERP
Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.
Hãy chắc chắn rằng những người thực hiện triển khai dự án ERP của doanh nghiệp đang tham gia vào quá trình đó để mọi thứ hoạt động trơn tru. Hệ thống của doanh nghiệp đã được cài đặt vận hành đầy đủ. Tại thời điểm này, doanh nghiệp có thể quyết định đào tạo liên tục cho nhân viên giúp duy trì hệ thống. Doanh nghiệp nên phản hồi chia sẻ những thông tin với đơn vị cung cấp đảm hệ thống vận hành tốt theo thời gian
Để có một dự án ERP thành công, không chỉ cứ thực hiện đúng và đủ các bước trong quy trình triển khai dự án này là đủ, mà việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là điều vô cùng quan trọng.
Kết luận
Thật sự, có những ý tưởng có thể thành thực tiễn và cũng có những ý tưởng mãi mãi chỉ là ý tưởng. Nhưng khi AIG lên ý tưởng thực hiện và xây dựng hệ thống ERP Châu Á – đó đã là 1 ý tưởng báo bạo cho 1 doanh nghiệp địa phương. Nhưng chính sự kiên nhẫn, quyết tâm cùng đội ngũ BP Phần mềm chuyên nghiệp đã và đang giúp cho những ý tưởng đó trở nên thực tế hơn.
Tuy đã đưa vào sử dụng từ năm 2021, nhưng BP. Phần mềm luôn không ngừng sửa đổi, cập nhật và nâng cao nhiều tính năng tiện ích của ERP mang lại. Nếu không có những con người dám nói dám làm, dám đương đầu khó khăn, nếu không có những tập thể quyết tâm thay đổi, quyết tâm học hỏi – thì chúng ta 1 tập thể Châu Á đã không gặt hái được những trái ngọt từ thành quả và công sức mà chúng ta đã đạt được.
Đây cũng như lời tri ân dành cho các bạn – những con người ngày đêm làm việc để hoàn thiện hệ thống ERP – giúp cho toàn bộ công ty giảm thiểu và rút ngắn về thời gian xử lý công việc hơn.
Một lần nữa, chân thành cảm ơn các anh – những người lập trình của AIG!!!
Nguồn: Tổng hợp – Linh Huỳnh