Playback speed:
GIẢI PHÁP QR CODE CHECK-IN SỰ KIỆN
Giải pháp check-in bằng mã QR code là một giải pháp thay thế hiện đại và hiệu quả hơn với việc xác thực tham dự bằng phương pháp thủ công. Sử dụng mã QR code có chứa các thông tin cần thiết về khách mời cho hoạt động xác minh tham dự giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho sự kiện. Ngoài ra, check in QR code có thể xuất báo cáo theo dõi tại thời gian thực, phân tích dữ liệu, giảm thiểu gian lận và quảng bá thương hiệu.
Check in sự kiện bằng QR code là hình thức quản lý sự kiện hiện đại và là xu hướng thị trường mới giúp xây dựng sự chuyên nghiệp cùng tối ưu hóa hiệu suất quản lý.
Giải pháp check in sự kiện bằng QR code được triển khai theo quy trình gồm 6 bước:
- Bước 1: Thu thập thông tin
- Bước 2: Tạo mã QR
- Bước 3: Phân phối mã QR
- Bước 4: Đọc mã QR
- Bước 5: Xác nhận tham dự
- Bước 6: Xuất báo cáo
Ứng dụng check in bằng QR code mang lại lợi ích cho cả người tổ chức và khách tham dự, giúp tiết kiệm thời gian xác thực danh tính, tiết kiệm nhân lực cho hoạt động check in, giảm thiểu sai sót, gia tăng trải nghiệm, tăng tính chuyên nghiệp, đảm bảo an ninh, an toàn, bảo mật và cung cấp chức năng phân tích dữ liệu, cho hiệu quả truyền thông.
Giữa check in sự kiện bằng QR code và phương pháp truyền thống đều có những mặt ưu và nhược điểm khác nhau tạo sự phù hợp cho các nhu cầu tương ứng. Trong đó, check in sự kiện bằng QR code hiện đại, cần dùng thiết bị với hiệu suất làm việc cao thích hợp cho các sự kiện lớn mang tính chuyên nghiệp. Cùng với đó, phương pháp truyền thống tiết kiệm chi phí triển khai những tốn nhiều nhân lực cùng công sức trong việc ghi nhận thông tin check in thủ công nhưng phù hợp với sự kiện quy mô nhỏ và đối tượng tham gia không rành về công nghệ.
Quy trình triển khai
Quy trình tạo mã, check in: Thu thập thông tin khách tham dự > Tạo mã QR code > Phân phối mã QR code đến khách mời > Đọc mã QR tại sự kiện > Xác nhận tham dự > Xuất báo cáo. Chi tiết hơn về quy trình tạo mã QR và check in như sau:
Bước 1: Thu thập thông tin khách tham dự
- Nguồn dữ liệu: Danh sách có sẵn (file Excel) với các trường thông tin được tách biệt theo dạng cột hoặc thu thập qua landing page/website với các trường thông tin bắt buộc điền.
- Thông tin cần thiết: Họ tên, tuổi, chức vụ, mã số nhân viên, phòng ban, tổ chức, email, số điện thoại,…
Bước 2: Tạo mã QR code
Mỗi mã QR code được tạo ra sẽ tương ứng với một khách mời đăng ký và là duy nhất cho sự kiện đó.
Trường hợp danh sách khách mời có sẵn, phần mềm tạo mã QR đồng loạt dựa trên file thông tin và xuất file QR code riêng biệt để sẵn sàng cho bước 3 (phân phối mã).
Với thu thập thông tin qua link, dữ liệu đăng ký được chuyển về phần mềm để tạo mã QR. Phần mềm gửi mail chứa thư mời có nội dung được thiết lập sẵn cùng QR code vừa được xuất đến ngay cùng khách mời.
Bước 3: Phân phối mã QR code đến khách mời
Mã QR đã tạo được phân phối đến tay khách mời tham dự dưới nhiều dạng như:
In ấn: Trên vé mời, thẻ đeo, banner, poster,… và trao tận tay cho khách mời.
Gửi email:
Với danh sách khách mời có sẵn: Đính kèm file vé mời hoặc gửi trực tiếp mã QR trong nội dung email.
Với đăng ký qua landing page/website: Gửi email chứa QR code check in ngay sau khi khách đăng ký thành công.
Bước 4: Đọc mã QR
Bước đọc mã QR được thực hiện tại các quầy check in đặt ở cửa ra vào của sự kiện. Khách tham dự cần mang theo thư mời có chứa mã QR được ban tổ chức gửi qua email hoặc vé.
Hiện nay có hai phương án đọc mã QR được triển khai tại các sự kiện gồm:
- Đọc mã QR bằng máy quét mã vạch: Tại các bàn check in sẽ được bố trí máy quét mã vạch được kết nối với máy tính có chứa hệ thống phần mềm quản lý sự kiện. Khi khách mời đến chỉ cần đưa mã QR vào vùng quét để máy quét thực hiện đọc và đẩy dữ liệu về phần mềm.
- Đọc mã QR bằng app điện thoại: Tại bàn check in, nhân viên lễ tân (PG – Promotion Girl, PB – Promotion Boy) sẽ sử dụng điện thoại có chứa app check in để chụp mã QR từ khách mời.
Bước 5: Xác nhận tham dự
Phần mềm tự động đối chiếu: Mã QR được quét sẽ được đối chiếu với thông tin trong hệ thống để xác nhận check in thành công và ghi nhận thời gian check in.
Các thiết bị QR check in thông minh tại Nexus
Liên hệ báo giá
NEXUS kết hợp QR code trong tương tác sự kiện: khán giả có thể quét QR code để tham gia bình chọn, minigame, nhận thông báo cá nhân hóa tại sự kiện.
Dùng công nghệ AI và IoT để đồng bộ hoá các thiết bị trong sự kiện — từ vòng tay thông minh, ứng dụng di động tới ánh sáng âm thanh — giúp tăng trải nghiệm người tham dự.
Kiểm soát và giám sát thông minh, từ số lượng khách, nhiệt độ, an ninh (nếu có), tức là nó không chỉ là check-in mà là hệ sinh thái cho sự kiện.
Lê Hảo
