TẦM QUAN TRỌNG CỦA ERP - HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KINH DOANH - E-magazine Asiamediahệ thống ERP mang lại những lợi ích nào giúp hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý, hãy cùng AIG điểm qua nhé

Playback speed:

TẦM QUAN TRỌNG CỦA ERP - HỆ THỐNG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KINH DOANH

Việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp tốt sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru, đồng thời ổn định tổ chức, tăng năng suất và đẩy mạnh doanh thu. Với hệ thống quản lý chặt chẽ, nhà điều hành sẽ có thể yên tâm tập trung vào hoạt động sinh lời đòi hỏi nhiều thời gian, năng lượng, kỹ năng và chuyên môn. Tuy nhiên, trong hoạt động quản lý doanh nghiệp có nhiều phương pháp khác nhau, vì vậy mỗi đơn vị sẽ lựa chọn cho mình phương pháp phù hợp với lĩnh vực hoạt động cũng như chiến lược hoạch định riêng của doanh nghiệp của mình.

Vậy, thế nào là hoạt động quản lý doanh nghiệp ?

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là bộ công cụ hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp và hiện thực hóa các chiến lược, chính sách, quy tắc, hướng dẫn, quy trình và thủ tục được sử dụng trong việc triển khai và thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh và tất cả các hoạt động quản lý liên quan khác.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp sẽ được hoạch định khác nhau dựa trên từng phương pháp quản lý cụ thể như:

Hệ thống quản lý chất lượng theo chứng chỉ ISO: Mục tiêu là đảm bảo hệ thống đạt tiêu chuẩn, duy trì chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định.
Hệ thống kiểm soát nội bộ: Doanh nghiệp chú trọng giảm thiểu nguy cơ, rủi ro ngay từ giai đoạn vận hành, sản xuất đến khi hoàn thiện sản phẩm/dịch vụ.
Hệ thống sản xuất tinh gọn: Hệ thống giúp tăng năng suất, tăng sản lượng, giảm chi phí và rút ngắn thời gian sản xuất.
Hệ thống hoạch định nguồn lực trong doanh nghiệp (hệ thống ERP): Đây là hệ thống quản trị toàn diện, có thể xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh.

10 lý do AIG tổng hợp về việc lựa chọn quản lý bằng hệ thống ERP

Sau hơn 1 năm sử dụng hệ thống quản bằng phương pháp ERP – AIG nhận thấy rằng, từ việc quản lý và sử dụng nguồn lực hiệu quả là điều kiện tiên quyết để tạo nên thành công và giúp doanh nghiệp có được nền tảng vững chắc, phát triển bền vững, việc áp dụng hệ thống ERP đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn – trong đó có AIG. Vậy, hệ thống ERP mang lại những lợi ích nào giúp hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý, hãy cùng AIG điểm qua nhé !

1 – Nâng cao lợi thế cạnh tranh:

Thực tế cho thấy, việc triển khai ERP đòi hỏi cần một khoản đầu tư lớn. Thế nhưng, về lâu dài chính nó sẽ giúp tiết kiệm được nhiều chi phí phát sinh, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh của mình. Trong thời kỳ công nghệ số lên ngôi, một số các doanh nghiệp vẫn đang giữ cho mình phương pháp quản lý thủ công, thì số đơn vị khác đang tìm kiếm và áp dụng các giải pháp mới để có được những lợi thế hoạch định nguồn lực tối ưu do phần mềm mang lại, không những giúp hiệu suất làm việc được cải thiện rõ rệt mà còn giảm đi tỷ lệ sai sót – giúp doanh nghiệp chiếm ưu thế hơn so với đối thủ cạnh tranh.

2 – Cải thiện quá trình vận hành:

Nền tảng ERP đã loại bỏ hầu hết các quy trình công việc bị lặp lại, hạn chế tối đa thao tác chuyển giao và tiếp nhận thông tin thủ công. Giúp cải thiện năng suất người dùng và loại bỏ khả năng các dữ liệu không chính xác,có thể cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày bằng cách hợp lý hóa quy trình.
Tất cả nhân viên đều dễ dàng tiếp cận dữ liệu, kết nối với đầu mối tại phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ. ERP lúc này giống như một trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp tối giản chi tiết và luôn đi đúng định hướng mong muốn.

3 – Dự báo chính xác xu hướng thị trường:

Hệ thống quản lý hoạch định nguồn lực cung cấp nhiều báo cáo tổng hợp thời gian thực về số lượng khách hàng, số lượng hàng bán ra hay các giai đoạn cao điểm… Điều này giúp phần mềm và cả doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thị trường để đưa ra dự báo tiếp theo.
Từ giai đoạn lập kế hoạch, dự trữ hàng tồn kho cho đến chiến lược tài chính, dịch vụ khách hàng, người lãnh đạo đều dựa vào các dự báo này. Dự báo càng chính xác, doanh nghiệp càng tiết kiệm vốn hiệu quả, giảm chi phí kinh doanh cũng như quản lý đội ngũ chủ động.

4 – Sự liên kết chặt chẽ trong nội bộ:

Sự tương tác giữa các bộ phận đóng vai trò gắn kết giúp doanh nghiệp vận hành mạnh mẽ. Nếu doanh nghiệp có cách thức làm việc đơn lẻ thì rất dễ dẫn đến thất bại.
Với hệ thống ERP, dữ liệu được tập trung nhất quán trên một nền tảng, các phòng ban có thể chia sẻ thông tin, cộng tác mọi lúc mọi nơi. Như vậy dù ở chi nhánh hay địa điểm nào, đội ngũ nhân sự cũng duy trì việc giao tiếp, phối hợp xử lý công việc tức thì.

5 – Mở rộng nguồn tài nguyên của doanh nghiệp:

Hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP hỗ trợ người dùng bổ sung thêm chức năng mới để phát triển giải pháp ban đầu. Dù quy mô lớn hay nhỏ, doanh nghiệp cũng có thể thu hút khách hàng mới, mở rộng vòng dữ liệu khi cần thiết.
Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc tăng thêm số lượng người sử dụng phần mềm. Người lãnh đạo chỉ cần chắc chắn giải pháp mới được đội ngũ đón nhận và triển khai đồng bộ.

6 – Sắp xếp quy trình hợp lý:

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sở hữu hệ thống quy trình, thủ tục công việc. Tuy nhiên, quy trình tại doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ khá đơn giản, chỉ cần mô tả qua hình thức truyền miệng. Vì vậy, doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ thường ưu tiên các phần mềm tối ưu từng nghiệp vụ.

Ngược lại, khi doanh nghiệp phát triển sẽ kéo theo nhiều quy trình phức tạp, rắc rối hơn. Doanh nghiệp lúc này cần chú trọng thay đổi bộ máy, chuyên nghiệp hóa quy trình nhằm tìm kiếm cơ hội mới. Vì vậy, những doanh nghiệp vừa và lớn luôn cần hệ thống ERP thông minh để trực quan hóa quy trình, ngăn chặn sự lãng phí và cải thiện chức năng sản xuất, bán hàng.

7 – Tiết kiệm chi phí:

Mọi doanh nghiệp đều muốn có một kế hoạch tài chính chi tiết, cụ thể và tránh mắc phải những sai lầm có thể gây ra tổn hại về tài chính. Với nguồn thông tin chính xác, theo thời gian thực, phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giảm chi phí hành chính và hoạt động, cho phép các doanh nghiệp sử dụng tiền vào các lĩnh vực cần thiết khác. Nó cho phép các nhà sản xuất chủ động quản lý hoạt động, ngăn chặn mọi sự gián đoạn và chậm trễ, chia nhỏ log thông tin và giúp người dùng đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.
Phần mềm ERP có sẵn để giúp bạn trở nên thông minh hơn trong việc tiết kiệm và chi tiêu khi cần thiết.

8 – Độ tin cậy dữ liệu do phần mềm cung cấp:

ERP cung cấp dữ liệu đáng tin cậy có thể truy cập từ các vị trí khác nhau và thông qua nhiều thiết bị bao gồm máy tính bảng và điện thoại thông minh. Với khả năng cập nhật theo thời gian thực, ERP cải thiện độ chính xác và nhất quán của dữ liệu. Qua đó, có thể đảm bảo rằng tất cả dữ liệu và số liệu phân tích được sử dụng an toàn mà không có nguy cơ xảy ra lỗi. Dữ liệu người dùng ERP cũng có thể được bảo mật bổ sung thông qua tường lửa và tài nguyên bảo vệ tích hợp sẵn. Bảo mật được cải thiện giúp loại bỏ nguy cơ thông tin kinh doanh quan trọng lọt vào tay kẻ xấu.

9 – Báo cáo tùy chỉnh:

Phần mềm ERP giúp bạn xây dựng các báo cáo dễ dàng và tùy biến hơn, phù hợp để đáp ứng mọi nhu cầu. Với khả năng báo cáo được cải thiện, doanh nghiệp có thể phản hồi các yêu cầu dữ liệu phức tạp dễ dàng và nhanh chóng hơn. Điều này giúp cải thiện năng suất, hoàn thành quy trình nhanh hơn và giúp kết thúc các dự án mà không mất thời gian chờ đợi. Người dùng cũng có thể chạy các báo cáo của riêng họ mà không cần nhờ đến sự trợ giúp từ công nghệ thông tin, tiết kiệm thời gian của bạn để sử dụng cho các dự án khác.

10 – Đảm bảo sự tuân thủ quy định:

Một trong những lợi ích nổi bật của phần mềm ERP là khả năng theo dõi, giám sát, đảm bảo nhân sự tuân thủ quy định chung. Các nền tảng ERP được thiết kế để theo dõi những thay đổi, vi phạm xảy ra khi làm việc. Nhờ đó, nó thúc đẩy mọi người hoạt động theo đúng quy định, quy trình nội bộ.

Vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP

Thông qua ERP, các doanh nghiệp có thể xây dựng bộ máy quản trị toàn diện, ứng dụng thành tựu công nghệ phù hợp. Cùng với đó, vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp còn được thể hiện qua những khía cạnh dưới đây:

Doanh nghiệp có thể điều chỉnh cách áp dụng ERP theo nhu cầu, đặc thù hoạt động riêng. Nền tảng này thích ứng tốt dù doanh nghiệp đang thay đổi liên tục để phát triển.
ERP cung cấp nguồn dữ liệu đáng tin cậy, cấp quyền truy cập từ các vị trí khác nhau và thông qua nhiều thiết bị cho người dùng. Nó cải thiện độ chính xác, nhất quán dữ liệu cũng như bảo mật tài nguyên thông tin an toàn trước nguy cơ rò rỉ hay bị đánh cắp dữ liệu.

Với AIG - Kết quả, lợi ích đạt được thấy rõ ở từng bộ phận, cụ thể:

AIG hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo với hơn 15 năm, đúc kết cho mình kinh nghiệm dày dặn trong việc xử lý cũng như hỗ trợ đưa ra các phương án cấp bách. Cũng như các doanh nghiệp khác, AIG đã hình thành nên hệ sinh thái với nền tảng tiềm năng hỗ trợ tối ưu cho đội ngũ công nhân viên và đối tác đồng hành. Chính vì thế AIG cũng vinh dự ghi điểm trong lòng các khách hàng lớn như các nhãn bia: Tiger, Heiniken, Sabeco,.. các lĩnh vực khác như: Trang sức PNJ, Nhà mạng Mobiphone, Vinaphone, FPT,… cùng nhiều nhà đầu tư Bất động sản lớn khác. Không dậm chân tại chỗ, AIG cũng đã nỗ lực hết sức để tìm kiếm được công cụ hỗ trợ giúp tối ưu hóa hoạt động quản lý trong kinh doanh vào cuối năm 2021 cho đến nay, và mạnh dạn triển khai chiếm được lợi thế cũng như tính khác biệt với đối thủ cạnh tranh.

Mặc dù phải đối mặt rất nhiều thách thức, rủi ro khi triển khai dự án ERP. Tuy nhiên, AIG cũng như rất nhiều doanh nghiệp khác đã và đang sẵn sàng đầu tư cho triển khai ERP ở doanh nghiệp mình , vấn đề quan trọng ở đây, là chúng ta cần nhận diện những thách thức và rủi ro đó để có được những phương pháp tiếp cận phù hợp khi triển khai ERP và những lợi ích mang lại.

Với bộ phận kinh doanh

• Giảm thời gian báo giá, tăng khả năng đáp ứng.

• Phân tích lợi nhuận dựa trên các số liệu : chi phí sản xuất, vận hành, doanh thu, phân loại khách hàng tiềm năng, khách hàng tái ký, thị phần, phân khúc của thị trường…

• Lập kế hoạch Marketing, các kế hoạch giảm giá, chiết khấu linh động…

• Kiểm soát chặt chẽ giữa các hạng mục trống và đã bàn giao.

• Hỗ trợ trong hoạt động làm việc team

Bộ phận Kế toán – tài chính

• Theo dõi công nợ chặt chẽ, giảm thiểu nợ quá hạn.

• Tổng hợp tình hình tài chính tổng thể và chính xác của doanh nghiệp, giảm chi phí lưu trữ sổ sách

• Cung cấp thông tin đầu vào chất lượng cao để phân tích đánh giá

• Cung cấp cái nhìn nhân quả dễ dàng hơn cho công tác quản lý điều hành

• Có sẵn dữ liệu tài chính trợ giúp cho việc ra quyết định tốt hơn.

• Cho phép tạo ra các số đo cho việc thực hiện các chiến lược.

Bộ phận nhân sự

• Tích hợp cơ sở dữ liệu nhân sự: Lương, thưởng, chế độ chính sách; Kế hoạch tuyển dụng; Chi phí công tác và di chuyển.
• Thanh toán theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế

• Quản lý quá trình làm việc của nhân viên để phát triển nhân sự; Điều phối đào tạo.

• Quản lý thời gian làm việc: chấm công, giờ công, nghỉ phép, đi sớm về trễ,..

Với bộ phận mua hàng, sản xuất

• Giúp quản lý được đầu ra, đầu vào.

• Quản lý đơn hàng, quản lý nguyên vật liệu.

• Gắn kết bộ phận hàng và sản xuất.

• Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch sản xuất.

Kết luận

Với hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể giảm bớt sự lãng phí và tập trung vào các hoạt động mang lại nhiều giá trị hơn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu được định nghĩa, vai trò và lợi ích của hệ thống quản lý. Thông qua bài viết này, AIG có thể đã giúp bạn làm rõ những thông tin đó, đồng thời giúp mỗi doanh nghiệp có thêm những lựa chọn và định hướng xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện nhất.

Và đây cũng là hệ thống quản trị toàn diện, có thể xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh. Hiện nay, áp dụng hệ thống ERP là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Bằng cách quản trị, phân bổ và liên kết nguồn lực hiệu quả, hệ thống ERP sẽ tạo ra nền tảng hoạt động kinh doanh vững chắc cho doanh nghiệp.

LIÊN HỆ QUẢNG CÁO CÔNG TY TNHH TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ CHÂU Á

Trụ sở chính: 82 Bùi Thị Xuân, P. Lê Hồng Phong, TP. Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định.

VPDD – TP. HCM: Tòa nhà Kingston, 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh.

VPDD – Hà Nội: 22/350 Kim Giang, Phường Đại Kim, Quận Hoàng Mai, Hà Nội

Ms. Nga – 0976459928