Playback speed:
AIG • CHECKLIST GIAO DỊCH
Final Price → Hợp đồng → Ship → Giao hàng
Để mỗi giao dịch tại AIG được vận hành nhanh – chuẩn – minh bạch, toàn bộ đội ngũ Sale – Điều hành – Kho vận cần tuân thủ quy trình 4 bước chuẩn hóa dưới đây. Checklist này giúp hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian xử lý, đồng bộ thông tin giữa các phòng ban và đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
THÔNG TIN CHUNG
AIG • Checklist giao dịch (Final Price → Hợp đồng → Ship → Giao hàng)
1) Thông tin chung
Tiến độ tổng thể: 0%
Chuẩn bị xuất Điều hướng ERP
2) Checklist theo giai đoạn
2.0 Yêu cầu mua (PR)
Hoàn thành: 0%
- Mô tả nhu cầu, thông số kỹ thuật, tiêu chuẩn QC
- Dự toán ngân sách & phê duyệt nội bộ
- Đính kèm báo giá tham chiếu (tối thiểu 2 NCC)
2.0b Chọn & duyệt NCC
Hoàn thành: 0%
- So sánh báo giá (giá, leadtime, bảo hành, Incoterms)
- Kiểm tra pháp lý NCC (tax code, bank, địa chỉ)
- Duyệt NCC & điều khoản khung
2.0c Đặt hàng (PO)
Hoàn thành: 0%
- Tạo PO với mã hàng, HS code, số lượng, giá
- Điều khoản bảo hành & phạt chậm
- Xác nhận PO hai bên (ký/đóng dấu)
2.0d Thanh toán/Đặt cọc
Hoàn thành: 0%
- Lập kế hoạch thanh toán (30/70, 40/50/10...)
- Chuẩn bị chứng từ chuyển tiền (PI/Invoice/Contract)
- Xác nhận nhận tiền từ NCC
2.1 Final Price
Hoàn thành: 0%
- Xác định danh mục/sản phẩm, SL, ĐVT, đơn giá (nhập dòng hàng)
- Thiết lập tỷ giá & VAT, tính tổng trước VAT và tổng thanh toán
- Xuất JSON/CSV Final Price và lưu hồ sơ
- Gửi email xác nhận Final Price cho NCC/Khách hàng
2.2 Hợp đồng
Hoàn thành: 0%
- Tạo hợp đồng/PO với Incoterms, điều khoản thanh toán
- Ký số/đóng dấu & lưu hồ sơ
- Cập nhật trạng thái hợp đồng (Pending/Approved/Completed)
2.3 Booking / Ship
Hoàn thành: 0%
- Tạo Booking ID & gán Order ID
- Chọn Carrier & tuyến (Port From → Port To), ngày đi/dự kiến đến
- Theo dõi chi phí (cước, lưu kho, hải quan)
2.4 Thông quan
Hoàn thành: 0%
- Chuẩn bị chứng từ: Invoice, PL, B/L, C/O
- Khai báo hải quan & theo dõi xử lý
- Hoàn tất thông quan & cập nhật trạng thái
2.5 Kho & Giao hàng
Hoàn thành: 0%
- Nhập kho & kiểm đếm (so với hợp đồng)
- Lập lịch giao hàng (ngày/địa điểm/biên bản bàn giao)
- Cập nhật chi phí phát sinh khi giao hàng (nếu có)
2.6 Hóa đơn & Kết thúc
Hoàn thành: 0%
- Đối chiếu công nợ, phát hành hóa đơn VAT
- Nghiệm thu & lưu toàn bộ hồ sơ
- Cập nhật tiến độ = 100% và đóng job
3) Bảng giao hàng (Delivery)
Theo dõi các lần giao hàng/địa điểm khác nhau cho cùng một PO.| # | Ngày giao | Địa điểm | Hạng mục | SL | Chứng từ | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Tổng SL | 0 | |||||
3b) Kế hoạch thanh toán (Payment Plan)
Theo dõi các mốc thanh toán: đặt cọc, trước khi giao, sau nghiệm thu...| # | Ngày | Số tiền (VND) | Phương thức | Ghi chú | |
|---|---|---|---|---|---|
| Tổng | 0 | ||||
3c) Thông quan & Logistics
Chọn Incoterms để xem gợi ý trách nhiệm.
- Booking cước (Sea/Air/Rail) & xác nhận ETD/ETA
- EXW: Sắp xếp vận chuyển nội địa tại nước xuất (pickup nhà máy)
- Chuẩn bị chứng từ: Invoice, Packing List, PO/Contract, CO, CQ, MSDS (nếu cần), Bảo hiểm
- CIF: Kiểm tra điều khoản bảo hiểm do NCC cung cấp
- Thông quan nhập khẩu VN: HS code, trị giá, thuế, áp mã
- Lấy hàng tại cảng/sân bay & giao kho/khách
3d) Kiểm tra QC/QA khi nhập kho
| # | Hạng mục | Phương pháp | Kết quả | Bằng chứng | Ghi chú | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Pass rate | 0% | |||||
3e) Khiếu nại & RMA
| # | Ngày | Vấn đề | SL | Bằng chứng | Bên liên quan | Trạng thái |
|---|
4) Lịch trình giao hàng (2 line + 4 cột)
Từ ngày
Đến ngày
Tổng ngày
Người xử lý
5) Xuất dữ liệu
File sẽ được tải xuống trình duyệt.
5.1 Checklist “Điều hướng” trước khi Export
Preview payload cho ERP (CSV/JSON)
Tiến độ tổng thể: 0%
Gợi ý cột ERP “điều hướng”: Tên công việc | Nội dung | Ngày bắt đầu | Ngày kết thúc | Người phụ trách | Tiến độ (%).
Một quy trình chỉ thực sự có ý nghĩa khi được áp dụng đồng bộ trong toàn đội ngũ. Với checklist giao dịch chuẩn hóa này, AIG tiếp tục nâng cao chất lượng vận hành, củng cố niềm tin của khách hàng và khẳng định sự chuyên nghiệp trong từng giao dịch. Mỗi bước chúng ta làm đúng, là một bước đưa AIG tiến xa hơn.
Hảo Lê
